Ar kada jauteisi bejėgė prieš nesibaigiantį srautą darbų? Jis ne tik kirbėjo sąžinėje, bet ir graužė smegenis – niekaip negalėjai išmesti iš galvos krūvos dalykų: nepamiršti paskambinti A, parašyti B, nulėkti į C, nupirkti D ir E ir šitaip be galo be krašto. Vakare, kai jau, rodos, turėjai atsipūsti, pašėlusios mintys jau planavo rytdienos darbus… Dar kad produktyviai, bet ne… užsisuki tame padaryk-tą-ir-aną sąraše ir vis vien kažką pamiršti ir visko nesuspėji.
Neseniai manęs paklausė, kada baigiasi mano darbo diena ir kaip randu balansą tarp to, ką padaryti turiu ir to, ką padaryti noriu. Ir susimąsčiau, kad jau senokai ofiso duris uždarau laiku ir pamirštu iki ryto. Visai lyg pagal principą Kas vyksta Las Vegase, tas ir lieka Las Vegase. Net kalbėti ir pasakoti visai nesinori – ne dėl to, kad nebūtų ką, bet todėl, kad po darbo mano dėmesį užkariauja visai kiti dalykai. Lygiai taip pat, atidarius tas ofiso duris mano dėmesys visiškai priklauso tik darbui.
Stebuklo vardas – GTD sistema. Ją plačiai aprašo D.Allen knygoje „Getting Things Done“. Iš čia ir trumpinys GTD. Esu absoliučiai tikra, kad mačiau ir lietuvišką šios knygos versiją (jei vertėjai nechaltūrino, tai net skaityti bus įmanoma – deja, ne visada taip būna).
Tai va, atgal nuo vertėjų prie esmės.
GTD – laiko planavimo sistema, pagrįsta paprasta prielaida, kad jei savo smegenyse turime keletą neužbaigtų darbų, smegeninė jaučia pareigą jų nepamiršti ir galų gale pakimba kaip kompiuteris su per daug paleistų programų. Tam, kad išvengtum tokios būsenos – kai griebiesi to ir ano, o rezultatas tik baisus protinis nuovargis – turi daryti viską, kad toji smegeninė jaustųsi užtikrinta, jog viską prisiminsi laiku ir vietoje.
D.Allen parašė visą knygą apie šią sistemą, tad tikiuosi suprasi, kad viename straipsnelyje negalėsiu perteikti visko – tik koncepciją ir rekomendaciją: perskaityti tikrai verta. Taigi, pradedu.
Informacijos/užduočių ciklas
Kai tau į rankas patenka informacija, užduotis ar šauna mintis, pirmiausia turi įvertini, ką tai reiškia ir ar turi ką nors su tuo daryti.
Jei sau atsakai teigiamai ir veiksmas
- užtruks mažiau nei 2 minutes, imi ir čia pat padarai (aš pati šį terminą pailginau iki 5 minučių, gal aš ne tokia greita). Tai auksinė išlaisvinanti taisyklė – neleidžia apkrauti darbų sąrašo menkniekiais bei suteikia puikų „Va kiek daug nuveikiau“ jausmą.
- užtruks daugiau nei 2 minutes, bet negali laukti – burnoji ir darai čia ir dabar.
- užtruks daugiau nei 2 minutes, bet gali palaukti – informacija/užduotis atgula į krūvelę bei laukia sprendimo dėl sekančio veiksmo.
Jei neturi nieko su ja daryti:
- Vadinasi nereikalinga ir meti į šiukšlinę
- Jei gali praversti ateityje – dedi į tą pačią krūvelę vėlesniam sprendimui
Sukauptą krūvelę autorius rekomenduoja peržiūrėti kas savaitę ir nuspręsti, ką toliau daryti. Man, kaip Control Freak‘ei tai per ilgas laiko tarpas, tad viską susiklasifikuoju kasdien.
Yra du dalykai, ką su tais darbais/informacija iš krūvelės gali veikti: užkrauti kam nors kitam (visus tokius susirašau į atskirą sąrašiuką „Kiti dirba – aš ilsiuosi“) arba padaryti pati.
Jei darbui atlikti užtenka vieno veiksmo (pavyzdžiui, užsirašyti pas gydytoją, paskambinti močiutei) ir neturi būti būtinai atlikti konkrečią dieną ar valandą, tai tokie darbai arba sugula į „Sekančių žingsnių“ sąrašą. Arba į darbo kalendorių, jei mirk-atsikelk privalau padaryti tada ir ne vėliau.
Mano kalendorius – šventa vieta – jei kas jame atgula, niekada nebūna perstumta ar perplanuota (na beveik niekada), todėl jame niekada nėra nieko perteklinio. Kartu tai reiškia jokių blogų jausmų dėl įrašytų ir neatliktų veiksmų. Tik dalykai, kuriuos privalau padaryti tą dieną ir priminimai apie įvykius, kuriuos įsirašiau prieš mėnesius, kad nereiktų paskui mąstyti, kada X gimtadienis ar kada mokyklinė ekskursija.
Jei darbas reikalauja daugiau nei vieno veiksmo (autorius tokius darbus vadina skambiai – projektais), pavyzdžiui, suorganizuoti atostogas ar atlikti generalinį remontą virtuvėje, tokie projektai atsiduria atskirame “Projektų” sąraše ir reikalauja sprendimo apie sekantį žingsnį, kuris tada atgula į „Sekančių žingsnių“ sąrašą. Darbus iš jo atlieku pagal prioritetus, kada jiems yra palankios aplinkybės (pakankamai laiko, esu konkrečioje vietoje ar turiu reikiamas priemones). Čia darau prielaidą, kad prioritetus nusistatyti sugebi puikiai.
Dar atskirai užsirašinėju visokias galvon šovusias idėjas, perkaitytų knygų santraukas ir knygas, kurias noriu perskaityti – čia jau pagal skonį ir pomėgius.
Yra visiškai nesvarbu, kokiu formatu atgula tavo sąrašai. Svarbu, kad jie būtų užrašyti ir sekantis veiksmas numatytas. Ir dar – kad jie visada būtų pasiekiami. Nesvarbu, ar juose plaki ir asmeninius, ir darbinius reikalus į vieną. Tavo pasirinkimas. Aš asmeniškai stengiuosi juos laikyti atskirai – man taip patogiau.
Atlaisvink tokią vertingą vietą savo smegenyse! Tegul jos koncentruojasi ties dabartinėje minutėje – čia ir dabar. Ommm tavo smegenims! 🙂
Geresnė nei vakar 